隨著數(shù)字化辦公的普及和深入，電子郵件已經(jīng)成為企業(yè)信息傳輸?shù)闹匾緩街?。雖然預(yù)計(jì)到2022年中國(guó)電子郵箱總量將接近5億，但是截至到2006年，我國(guó)卻只有不到10 ％的企業(yè)擁有自己的企業(yè)郵箱，而中小型企業(yè)所占的比例就更少了。由此可以看出，中小企業(yè)建立自己的電子郵局已經(jīng)迫在眉睫，那么，中小企業(yè)該如何建立自己的電子郵局呢？

　　目前，企業(yè)建立電子郵局一般有以下幾種形式：免費(fèi)郵箱、上網(wǎng)時(shí)附送獲得的郵箱、虛擬主機(jī)方式的郵箱、使用免費(fèi)軟件自建郵箱、使用軟硬結(jié)合的郵件服務(wù)器解決方案自建郵箱。

　　免費(fèi)郵箱在安全性、穩(wěn)定性、效率（通信的及時(shí)性）以及可管理性等方面都存在著極大的隱患與不便，例如：郵箱空間是固定不變的，靈活性差。不少用戶抱怨他們使用的免費(fèi)電子郵箱不穩(wěn)定，經(jīng)常無(wú)法正常收發(fā)郵件，甚至發(fā)生丟信、刪信的“意外”事件。此外，免費(fèi)郵箱內(nèi)垃圾郵件泛濫，郵箱密碼被竊取等現(xiàn)象也屢見不鮮。

　　此外，免費(fèi)郵件服務(wù)市場(chǎng)的不規(guī)范和服務(wù)品質(zhì)的差異化也不利于樹立統(tǒng)一的企業(yè)形象，提升工作效率。雖然成本上是免費(fèi)的，但是企業(yè)使用免費(fèi)信箱的狀況仍令人擔(dān)憂，這不僅會(huì)造成公司業(yè)務(wù)信息的不安全，而且也容易造成業(yè)務(wù)郵件管理的混亂，不利于公司樹立形象，如果公司日常廣告宣傳及公司員工名片上出現(xiàn)的是類似aa@tom.com之類的免費(fèi)信箱，則可能給人不太好的印象，用于公司商務(wù)活動(dòng)也顯得不太妥當(dāng)，有損于公司形象。

　　另外，企業(yè)員工如果使用免費(fèi)郵件，還可能會(huì)產(chǎn)生對(duì)業(yè)務(wù)往來(lái)信息無(wú)法管理的現(xiàn)象，例如：?jiǎn)T工離職，由于信箱是員工個(gè)人的，在離職時(shí)不會(huì)交還給公司，因此隨業(yè)務(wù)往來(lái)的信件也就隨員工的辭職而無(wú)法及時(shí)處理，這就會(huì)造成不可估量的后果。

　　上網(wǎng)時(shí)附送獲得的郵箱是建立在一定的消費(fèi)基礎(chǔ)之上，從整體成本考慮并沒有給企業(yè)帶來(lái)太多的利益。而且附送的郵箱通常數(shù)量和容量都極其有限，例如：許多公司在使用當(dāng)?shù)仉娦挪块T或虛擬主機(jī)服務(wù)提供商提供的1-10個(gè)信箱，這對(duì)一個(gè)稍大的企業(yè)來(lái)說(shuō)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。因此，上網(wǎng)時(shí)附送獲得的郵箱并不能充分滿足企業(yè)用戶的實(shí)際需求，而且同免費(fèi)郵箱一樣存在不安全、效率低下和不便于管理、不利于公司整體形象樹立等問題。

　　虛擬主機(jī)方式的郵箱不僅價(jià)格不菲，而且郵件服務(wù)器遠(yuǎn)離企業(yè)，會(huì)降低信息傳送的效率，這嚴(yán)重的削弱了使用電子郵局為企業(yè)帶來(lái)的最大好處；另外，由于系統(tǒng)受制于服務(wù)提供商，因此會(huì)產(chǎn)生靈活性差，不方便管理和控制等現(xiàn)象。此外，還需持續(xù)支付后期維護(hù)成本，總體成本較高。

　　使用免費(fèi)軟件自建郵箱可以滿足一定用戶數(shù)量的基本收發(fā)需求，但隨著用戶數(shù)量的擴(kuò)大和對(duì)本地化、專業(yè)化電子郵局功能、性能方面需求的日益提升，這些免費(fèi)電子郵局系統(tǒng)的性能缺陷日益突出：系統(tǒng)性能隨著用戶數(shù)的增多而急劇下降；可靠性低，收發(fā)不穩(wěn)定甚至丟失郵件；安全性差，密碼易被竊取，商業(yè)機(jī)密易泄露；產(chǎn)品界面不友好，安裝使用不方便；中文處理常出現(xiàn)問題，代碼之間難以轉(zhuǎn)換；服務(wù)支持維護(hù)無(wú)保障等。這些都成為免費(fèi)郵局所面臨的現(xiàn)狀。

　　那么，中小型企業(yè)在選擇電子郵箱時(shí)，到底應(yīng)該選擇哪種方式的企業(yè)郵箱呢？是租賃企業(yè)郵箱，還是使用軟硬結(jié)合的郵件服務(wù)器解決方案自建郵箱。

　　理由充分 拋棄你的租賃郵箱

　　我們不可否認(rèn)，企業(yè)采用租賃的方式獲得企業(yè)郵箱可以帶來(lái)諸如：初期投入成本少，不需要太多的系統(tǒng)維護(hù)人員等好處，但是他也會(huì)有一些不可避免的缺點(diǎn)。

　　企業(yè)郵箱提供商經(jīng)常會(huì)發(fā)生南方用戶和北方用戶速度不一致的問題。面對(duì)一個(gè)全國(guó)都有辦事處的公司，他們的所有用戶只能放在南方服務(wù)器上或者北方服務(wù)器上，所以肯定有一部分用戶的速度會(huì)慢。而且，假如企業(yè)郵箱提供商在中國(guó)以外沒有郵件服務(wù)器，那么在國(guó)外的通信穩(wěn)定性就會(huì)很差，無(wú)法提供國(guó)外轉(zhuǎn)發(fā)，經(jīng)常會(huì)限制發(fā)信的頻率和群發(fā)的數(shù)量，這不適合有大量客戶需要正常群發(fā)的公司。

　　企業(yè)郵箱一般都會(huì)按照國(guó)際通行的反垃圾郵件標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行設(shè)置，此時(shí)，如果企業(yè)采用租賃郵箱的方式，不僅不易符合國(guó)外相關(guān)機(jī)構(gòu)的要求，而且極易被列入黑名單，被海外服務(wù)商屏蔽。所以當(dāng)國(guó)內(nèi)郵件服務(wù)器被拒收時(shí)，用戶將無(wú)法正常收發(fā)郵件。

　　另外，企業(yè)郵箱提供商一般沒有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)，或僅擁有部分自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)，這也就意味著User無(wú)法得到最直接的技術(shù)支持。而且在租賃企業(yè)郵箱成本上，企業(yè)郵箱必須年復(fù)一年的持續(xù)支付使用費(fèi)用，如同租房一樣，租的再久房子還是別人的。

　　軟硬結(jié)合自建郵箱才是王道

　　使用軟硬結(jié)合的郵件服務(wù)器解決方案自建郵箱，可以有效避免網(wǎng)絡(luò)黑客入侵竊取數(shù)據(jù)。公司在傳遞e-mail時(shí)， e-mail的內(nèi)容或其附件都是企業(yè)資產(chǎn)，是機(jī)密文件，如公司產(chǎn)品報(bào)價(jià)等，故企業(yè)Mail Server應(yīng)該構(gòu)建于公司內(nèi)部機(jī)房，而不是使用互聯(lián)網(wǎng)上的免費(fèi)信箱或請(qǐng)外包商代管，這樣就可以避免公司機(jī)密外泄而造成營(yíng)運(yùn)危機(jī)了。

　　擁有自己的服務(wù)器，e-mail的收發(fā)速度將不再被動(dòng)取決于網(wǎng)絡(luò)聯(lián)機(jī)速度。郵件內(nèi)容涉及企業(yè)的商業(yè)機(jī)密，且需要根據(jù)自身的要求開發(fā)郵件的各種功能和應(yīng)用（如SMS等），這就要求企業(yè)必需有自己的郵件服務(wù)器，以滿足各種需要。因此，企業(yè)擁有自己的郵件服務(wù)器可以提高企業(yè)的生產(chǎn)效率和安全性。

　　另外，有規(guī)模的公司應(yīng)對(duì)郵件收發(fā)與整體配置有統(tǒng)一的管理，加上企業(yè)形象的營(yíng)造，予人以專業(yè)的感覺。企業(yè)租用郵箱是一項(xiàng)長(zhǎng)期投資，必須得定期向運(yùn)營(yíng)商交納費(fèi)用，成本較高，而企業(yè)自己的郵件服務(wù)器是一項(xiàng)短期投資，一年后只要交納很少的維護(hù)費(fèi)用即可，成本較低。企業(yè)擁有自己的郵件服務(wù)器可以根據(jù)企業(yè)的需求管理郵件，使郵件的使用更加方便、快捷。企業(yè)擁有自己的郵件服務(wù)器還有利于公司統(tǒng)一形象，便于公司的信息管理。

　　隨著數(shù)字化辦公的普及和深入，電子郵件已經(jīng)成為企業(yè)信息傳輸?shù)闹匾緩街?。雖然預(yù)計(jì)到2022年中國(guó)電子郵箱總量將接近5億，但是截至到2006年，我國(guó)卻只有不到10 ％的企業(yè)擁有自己的企業(yè)郵箱，而中小型企業(yè)所占的比例就更少了。由此可以看出，中小企業(yè)建立自己的電子郵局已經(jīng)迫在眉睫，那么，中小企業(yè)該如何建立自己的電子郵局呢？

　　目前，企業(yè)建立電子郵局一般有以下幾種形式：免費(fèi)郵箱、上網(wǎng)時(shí)附送獲得的郵箱、虛擬主機(jī)方式的郵箱、使用免費(fèi)軟件自建郵箱、使用軟硬結(jié)合的郵件服務(wù)器解決方案自建郵箱。

　　免費(fèi)郵箱在安全性、穩(wěn)定性、效率（通信的及時(shí)性）以及可管理性等方面都存在著極大的隱患與不便，例如：郵箱空間是固定不變的，靈活性差。不少用戶抱怨他們使用的免費(fèi)電子郵箱不穩(wěn)定，經(jīng)常無(wú)法正常收發(fā)郵件，甚至發(fā)生丟信、刪信的“意外”事件。此外，免費(fèi)郵箱內(nèi)垃圾郵件泛濫，郵箱密碼被竊取等現(xiàn)象也屢見不鮮。

　　此外，免費(fèi)郵件服務(wù)市場(chǎng)的不規(guī)范和服務(wù)品質(zhì)的差異化也不利于樹立統(tǒng)一的企業(yè)形象，提升工作效率。雖然成本上是免費(fèi)的，但是企業(yè)使用免費(fèi)信箱的狀況仍令人擔(dān)憂，這不僅會(huì)造成公司業(yè)務(wù)信息的不安全，而且也容易造成業(yè)務(wù)郵件管理的混亂，不利于公司樹立形象，如果公司日常廣告宣傳及公司員工名片上出現(xiàn)的是類似aa@tom.com之類的免費(fèi)信箱，則可能給人不太好的印象，用于公司商務(wù)活動(dòng)也顯得不太妥當(dāng)，有損于公司形象。